Moderniser les assemblées générales de copropriétés avec le vote électronique en présentiel est une solution efficace pour surmonter les nombreuses limitations des méthodes traditionnelles de vote, telles que le vote à main levée ou par formulaire papier. En effet, les assemblées générales traditionnelles rencontrent plusieurs difficultés qui affectent la qualité, l'efficacité et la transparence des décisions prises par les copropriétaires.

Le vote à main levée ou par formulaire papier est un processus long et laborieux, car chaque décision doit être comptabilisée manuellement. Cela rallonge considérablement la durée de l’assemblée générale, surtout lorsqu’il y a de nombreux points à l’ordre du jour. Le temps consacré au dépouillement des votes et à la vérification des pouvoirs ralentit le déroulement de l'assemblée, ce qui peut engendrer de la frustration et de l’agacement chez les copropriétaires participants. Indirectement, ces phénomènes de longueur repoussent les copropriétaires a venir participer aux assemblées générales et le quorum est parfois difficile à atteindre.

Lors d’un vote à main levée, il est facile de commettre des erreurs de comptage, surtout si la salle est grande ou si le nombre de participants est élevé. De plus, les formulaires papier sont sujets aux erreurs humaines, tels que des erreurs de remplissage, des oublis, ou des doublons. Ces erreurs peuvent mener à des résultats incorrects ou peu fiables, ce qui peut affecter la prise de décision et la crédibilité de l'assemblée.

Les erreurs de comptage, d’interprétation ou d’omission dans les votes papier ou à main levée peuvent créer des désaccords parmi les copropriétaires, menant à des contestations postérieures. Si un copropriétaire perçoit que ses intérêts n'ont pas été correctement pris en compte, il peut demander une vérification, voire saisir un juge, ce qui retarde l’application des décisions et entraîne des coûts supplémentaires.

La compilation des résultats à partir de formulaires papier est chronophage et augmente le risque d’erreurs dans la transcription des décisions. Le secrétariat de l'assemblée doit rédiger les procès-verbaux en s’assurant que toutes les décisions sont correctement consignées, ce qui est difficile à faire en temps réel. Le manque d’automatisation peut ainsi rendre le processus de documentation lent et sujet à des omissions.

Le vote électronique en présentiel permet de réduire significativement le temps consacré au dépouillement et à la collecte des voix. Les copropriétaires peuvent voter instantanément via une tablette et les résultats sont comptabilisés de manière automatique. Cela permet de passer rapidement d’un point à l’autre de l’ordre du jour, rendant l’assemblée plus dynamique et moins chronophage.

Le vote électronique permet une visualisation en direct des résultats, ce qui est un avantage incontestable. Les copropriétaires peuvent voir instantanément si une résolution est adoptée ou rejetée, permettant à l’assemblée de progresser rapidement. Cela renforce la transparence et permet aux participants d’apprécier l’évolution de la réunion de manière claire et immédiate.

Avec le vote électronique, les décisions peuvent être automatiquement enregistrées dans le système, ce qui facilite grandement la rédaction des procès-verbaux. L’automatisation réduit le temps de préparation de ces documents et permet de finaliser le compte-rendu de la réunion dès la fin de l’assemblée, ou même en temps réel. Les copropriétaires peuvent ainsi avoir accès aux documents officiels plus rapidement, et le syndic peut également transmettre ces documents plus facilement.

Agimmo offre à tous ces clients une clé USB contenant l’ensemble des documents obligatoire, à la fin de chaque assemblée générale.

En déployant des dispositifs électroniques en présentiel, même les copropriétaires peu familiers avec la technologie peuvent participer facilement, puisque des tablettes leur être fournis par Agimmo et simplifie au maximum les manipulations. Voter sur tablette est intuitif et quel que soit l’âge ou la maitrise des nouvelles technologies du copropriétaire. Cela permet de moderniser l’assemblée sans exclure qui que ce soit.

Le vote électronique en présentiel permet de transformer radicalement et de moderniser les assemblées générales de copropriétés en rendant le processus plus rapide, fiable, transparent et sans contestation. Les inconvénients du vote à main levée et sur papier sont surmontés grâce à une technologie qui offre non seulement un gain de temps et une réduction des contestations, mais aussi une visibilité immédiate des résultats et une rédaction automatisée des documents officiels. Cette modernisation constitue donc une amélioration bénéfique pour la gestion des copropriétés, facilitant la prise de décisions collectives tout en améliorant la satisfaction des copropriétaires, des syndics et gestionnaires de copropriétés.

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